depuis 4 mois chez SAP, qu’ai-je appris?

Je vais attaquer mon 4e mois au siège de SAP à Walldorf (Allemagne) et je souhaitais partager certains constats avec vous chers lecteurs.

Pour rapidement définir le contexte, mon rôle est Scrum Master sur le stream Hybris Billing constitué de 7 équipes. Comme il est impossible d’être Scrum Master de 7 équipes, j’ai reformulé mon rôle en Scrum Coach ce qui me donne toute la latitude d’intervenir sur l’ensemble de l’organisation. Bref! Un challenge un peu particulier comme je les aime.

Quel est le challenge?

  • former et accompagner les équipes (50 personnes) vers Scrum
  • personne n’a été formé
  • on ne peut pas bloquer les personnes pour être formées
  • Scrum est la méthodologie « corporate » SAP »
  • toutes les équipes disposent d’un ou plusieurs Product Owners (?)
  • les développeurs peuvent travailler pour plusieurs équipes (?)
  • 80% des membres sont … distribués entre Dresde, Seattle, Philadelphie, Pittsburg, Buenos Aires, Chennai, Bucarest, l’Italie, la Slovénie, le lac de Constance et j’en oublie…
  • le vendredi c’est Remote…. tout le monde travaille de chez lui (!)
  • les métiers ont été identifiés mais pas les clients … en conséquence les Product Owners sautent partout pour avoir de l’information avec peu de feedback
  • certains Product Owners (souvent internes) gèrent leurs équipes: en clair ce sont des Chefs de Projet
  • le centre de formation propose des formations agiles et scrum pour les internes. Le contenu de la formation se base sur la formation minimaliste d’Agile42: un peu de Scrum Guide et une touche de Lean sans expliquer les interactions dans le système que représente Scrum. Ce n’est pas un problème en soit. Le problème est que Scrum se trouve interprété comme un processus et les scrum masters ne sont plus que des Process Owners (comme dans le Lean). Conséquence: une Scrum Master interne est venue un jour et s’est proposé d’être Scrum Master pour une de mes équipes; le Program Manager ne pouvant dire non (interne), la SM est venue car elle venait d’avoir eu sa formation; rien de grave, sauf qu’au lieu de s’aligner avec le plan de change géré par votre serviteur, celle-ci au bout d’une heure a décidé que les daily tous les 2 ou 3 jours sont largement suffisant et qu’une rétrospective tous les mois également (elle ne pouvait que consacrer que 50% de son temps à l’équipe car elle travaillait également sur d’autres projets et qu’en plus elle travaillait en 3/4 temps… en clair, l’équipe devait s’adapter à ses contraintes).
  • et, pour finir, imaginez-vous une centaines de managers experts voulant vous aider! « Vous aider » signifie de faire des meetings de 50 personnes pendant 3 heures ou un bombardement positif sur les développeurs et les Product Owners.

Le challenge est intéressant. En écrivant ses lignes, je m’aperçois que l’image transmise est quelque peu négative. Cela est absolument faux bien sûr car 99% des personnes impliquées sont curieuses, intelligentes et disposent de caractères bien trempés ou voir réellement positives.En clair, on m’a donné carte blanche ;b).

Donc au bout de 4 mois:

  • 1 équipe sur 7 s’approche de quelque chose qui ressemble à Scrum
  • 6 équipes sur 7 performent bien et sont sur le point d’augmenter leur vélocité
  • toutes les semaines , nous expérimentons de nouvelles techniques
  • nous commençons des Agiles Games pour remplacer les formations manquantes
  • le travail est rendu visible et les décisions sont factuelles
  • il n’a plus de développeurs travaillant pour plusieurs équipes
  • tout le monde commence à dire « Non »
  • je ne suis pas vu comme un « contrôleur »
  • les Product Owners et les équipes sont reconnues et leurs avis comptent
  • les règles du jeu deviennent « évidentes » pour tous (sauf la Scrum Master qui n’a pas encore compris que les jeux de pouvoirs et scrum, cela ne va pas bien ensemble)
  • le Program Manager vient d’arrêter un projet et garde l’équipe constituée pour travailler sur un nouveau projet plus complexe. Le Product Owner et l’équipe sont venus me voir pour faire ce projet en full Scrum. (excellent!).

Et c’était quoi la technique pour le change?

Dans un tel contexte (77 000 personnes, business consultant), le coach doit être très créatif: proposer des approches nouvelles chaque semaines, être capable de faire marche arrière et proposer un autre angle.

  1. livrer à chaque fois
  2. mettre le cadre de scrum (les cérémonies en place) et assurer l’alignement des équipes entr’elles sur le workstream: principe de « boundary » des systèmes complexes
  3. devenir visible et transparent avec Jira et Jam
  4. protéger les équipes des distractions à l’aide du plan de gouvernance / communication avec 3 lignes de défense
  5. consolider le flux de demande
  6. les sprints livrent des fonctionnalités (features), les releases livrent des processus end-to-end
  7. mise en place d’une feuille de route
  8. chaque livraison se conclue avec une semaine de tests utilisateurs: Release Review
  9. engager les utilisateurs
  10. mettre en place des réunions hebdomadaires pour communiquer et informer les managers
  11. réduire le nombre de réunions et améliorer les outils de communication
  12. sélectionner les nouvelles équipes en fonction de la time zone
  13. uniquement des équipes colocalisées (organisation distribuée au lieu d’équipe distribuée)
  14. Acceptance Test Driven Development

Voyons ce que cela va donner. Je vous tiens informés.

Pierre

2 commentaires Ajoutez le vôtre

  1. remirivas dit :

    Très bon Pierre. Hâte de voir la suite des opérations. N’hésite pas à documenter, surtout du côté des games & al. qui t’ont permis de sensibiliser le mieux les publics sur cette mission.
    Au plaisir de te lire.
    R

    1. PierreENeis dit :

      Il y a eu une session d’Agile Animal Farm il y a 10 jours qui a permis d’ouvrir les chakras: un Product Owner qui était totalement réticent à totalement changé et compris comment fonctionner. Ma démarche n’a pas été les jeux pour les jeux mais l’écoute du bon moment où l’un des membres des équipes demande un peu plus de fun. Cela a permis d’ancrer la démarche dans la culture et pas uniquement le fun (qui peut être mal interprété).

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