Agile A Minima… le service comptable agile

Agile Accountants
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En mars dernier chez un de mes clients, le manager du Service Comptable fait la pose avec moi à la machine à café.

Ce manager faisant partie d’une équipe Agile qui l’utilisait pour interagir lors de la transformation de l’entreprise. Les résultats créant plus de blocages que d’avantages, en fait il n’y voyait pas le sens de sa présence lors des dailys.

Bref, on aborde le sujet et, au fur et à mesure de nos échanges, une question émerge: « Pierre, tu crois que mon service pourrait être agilisé?… » et moi lui répondant « .. je ne vois pas si qui pourrait empêcher cette agilisation! ».

Le Service Comptable Agile

Après notre discussion, nous partons dire bonjour aux personnes du service comptable. Quelques discussions et rires plus tard, nous convenons d’une date pour une formation initiale: dans 2 jours et cela prendra 3 heures max.

La formation

La formation c’est le minimum créant le maximum et le plus rapidement possible. 3 heures de formation sur les fondamentaux de l’agilité (le manifeste, la Declaration of Interdependance) et sur Kanban et les vertus du management visuel.

Suite à ces 3 trois heures, ces dames (désolé, pas trop de parité dans les services comptables!) foncent dans leur bureau et mettent en place un Kanban board.

Le suivi

A minima, c’est Kanban qui sera utilisé pour visualiser le travail en-cours. Bien que le travail est récurent et redondant, toutes les tâches de la semaine ont été reportées sur post-its et affichées. Des swimlines ont été créées pour les activités telles que les consolidations, les liasses fiscales et autres activités planifiées.

Les meetings

Daily meeting tous les matins pendant 15 minutes et les 3 questions traditionnelles:

  • qu’avez-vous fait hier?
  • quels sont les blocages?
  • qu’avez-vous prévu aujourd’hui?

Pour la revue et la rétrospective, une variante a été utilisée. Cette variante, je l’utilise pour tout ceux qui utilisent Kanban. Voilà, cette variante:

  • comme il n’y a pas de sprints, on définit un cycle d’une semaine: du vendredi au vendredi
  • le vendredi de 10:00 à 11:00 c’est la revue ou le triage.
    • On passe en revue les livraisons de la semaine, fait le point des capacités de la semaine suivante.
    • Un triage est opéré pour convenir du backlog de la semaine suivante.
    • Lors du triage, la direction, la finance, le service juridique et les commerciaux et les comptables sont invités pour trier et prioriser le backlog ensemble.
  • de 11:00 à 12:00, c’est la rétrospective. L’équipe et le coach agile se rencontrent et inspectent et adaptent leur travail hebdomadaire:
    •  stop doing, start doing, keep doing, more of, less of …. classique
    • on revoit le processus représenté par les colonnes du Kanban
  • à 12:00 … c’est le déjeuner en équipe

Pourquoi le vendredi? pourquoi ces horaires?

Il y a 20 ans lorsque j’ai démarré avec Lean, je prévoyais mes réunions hebdomadaire le lundi matin.

Un jour, je lis un article sur le stress des managers qui ont plus d’infarctus le dimanche après-midi. Cet article m’a permis de me rendre compte que c’était mon cas. Pas pour l’infarctus, mais pour le stress. Trouvant cela un peu dommage, je me suis dit à l’époque que si cela m’arrivait, il en était forcément de même pour mes collaborateurs.

Donc, j’ai proposé de faire cette réunion le vendredi. Mon objectif secret était le suivant:

  • je veux que mon équipe puissent profiter de leur weekend… entièrement
  • je veux que mon équipe arrive le lundi quand elle le souhaite et tous sachent ce qu’il y a à faire
  • je veux pouvoir arriver en retard le lundi matin😉

Pourquoi de 10 à 12:00?

  • avant 10:00, c’est trop tôt et le risque de retards est trop important
  • dans l’après-midi:
    • de 14 à 15 heures: c’est la digestion
    • après 15 heures: la moitié est déjà prête à partir (les trains, les avions, etc…)
  • 10 à 12 c’est bien. Ensuite on peut déjeuner ensemble.
  • L’après-midi peut être consacré pour autre chose: finir des travaux, des préparatifs, etc…

Voilà un exemple de ce que j’appellerai Agile a minima. C’est simple!

la bise

Pierre

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